Der Anlagenhersteller ließ seine Doku­mentationen von einem Redaktions­büro erstellen und anschließend von seinem Sprach­dienstleister übersetzen. Das Redaktions­büro arbeitete mal in QuarkXPress, mal in InDesign. Dem Sprach­dienstleister wurde trotz dessen Hinweis auf die dadurch entstehenden unnötigen Mehr­aufwände lediglich ein PDF zur Über­setzung gegeben. Das Redaktions­büro baute die Über­setzungen dann wieder per Copy & Paste von Word nach InDesign ein. Mit wachsendem Doku­mentations­volumen und immer mehr Ziel­sprachen stieß dieser Prozess erwartungsgemäß schnell an seine Grenzen. In der Folge war das Budget für Technische Dokumentation und Über­setzung auf einen hohen sechs­stelligen Betrag gestiegen. Kaum noch eine Dokumentation konnte in einem akzeptablen Zeit- und Kostenrahmen fertiggestellt werden. Bei allen Beteiligten hatte die Situation zu erheblichen Verstimmungen geführt.

Der Anlagenhersteller hatte sich daher auf Empfehlung an die TRACOM gewandt. Die TRACOM Professional Services führten beauftragt zunächst Einzel-Interviews mit allen Projekt­beteiligten durch, um sich ein umfassendes Bild der Situation und der einzelnen Positionen zu machen. Da erheblicher Lösungsdruck bestand, wurde wenige Tage später von der TRACOM ein Deeskalations-Meeting initiiert, in dem die Ist-Situation und die daraus resultierenden Probleme analysiert und mögliche Lösungs­perspektiven aufgezeigt wurden. Gemeinsam entschieden sich die drei Parteien (Anlagen­hersteller, Dokumentations- und Sprach­dienstleister) noch in dem Meeting für einen der von den TRACOM Professional Services aufgezeigten Lösungspfade.

Einführung einer umfassenden Gesamtlösung in weniger als einem Monat

Die Lösung wurde vollständig von den TRACOM Professional Services innerhalb eines Monats umgesetzt. Für die technischen Redakteure wurde als einheitliches Werkzeug die Adobe Technical Communication Suite mit Adobe FrameMaker eingeführt und die Redakteure von der TRACOM in einer dreitägigen Intensiv­schulung fit gemacht. Die DTP- und Engineering-Spezialisten der TRACOM erstellten zudem an das Corporate Design des Anlagen-Herstellers angepasste Templates für FrameMaker in die die Autoren direkt reinschreiben können. Zusätzlich überführten sie in direkter Absprache mit dem Anlagenhersteller die 12 wichtigsten Bestands­doku­mentationen in der Quellsprache in das neue Format. Dem Sprachdienstleister können nun direkt die FrameMaker-Dateien bereitgestellt werden, die nun mit dem Translation Memory System von SDL TRADOS übersetzt werden. Dadurch entfällt die mühselige Copy & Paste Arbeit für die Technischen Redakteure komplett. Der Sprachdienstleister liefert in Zusammenarbeit mit der TRACOM direkt druckfertige zielsprachliche Dokumentationen, die durch die jeweilige Länderniederlassung freigegeben werden. Die technischen Redakteure können zudem direkt auf den Translation Memory Datenbestand des Sprach­dienstleisters zugreifen und so schon beim Schreiben Ihre Texte in Hinblick auf Konsistenz, optimale Übersetzbarkeit und Kostenreduktion optimieren. Da alle nötigen Arbeitsschritte und Prozesse zudem von den TRACOM Professional Services in einem Redaktionsleitfaden dokumentiert wurden, konnten die gesamten Dokumentations- und Übersetzungsprozesse auch gleich noch als Mitgeltende Unterlage in das Qualitätsmanagement-Handbuch des Anlagenherstellers integriert werden. Für die technischen Redakteure wurde zudem für die Dauer von sechs Monaten ein günstiger Online-Support-Vertrag geschlossen, der diesen für die Übergangszeit eine schnelle Unterstützung bei der Arbeit mit FrameMaker garantiert.

Ein Erfolg auf der ganzen Linie

Durch die kurzfristig umgesetzte Lösung werden pro Jahr ca. 60 Arbeitstage eingespart. Durch die optimierten und vereinheitlichten Dokument­strukturen und das übersetzungs­optimierte Schreiben konnten zudem die Kosten für die Erstellung der ziel­sprachlichen Varianten um über 50 % pro Zielsprache gesenkt werden. Schon nach wenigen Wochen hatte sich die Situation bei den technischen Redakteuren erheblich entspannt, da diese sich nun nicht mehr mit den Fremdsprachen rumschlagen müssen und mit einem professionellen Werkzeug für die technische Redaktion arbeiten können. Auch die Arbeit der Übersetzer hat sich deutlich verbessert, da diese nun nicht mehr mit qualvoll aus PDFs erstellten Word-Dokumenten arbeiten müssen, sondern professionelle, saubere und einfach zu übersetzenden Dokumente erhalten.

Die TRACOM Professional Services führten Interviews mit allen Prozess-Beteiligten, analysierten die bestehenden Prozesse und entwickelten ein Lösungskonzept, welches auf einer Remodellierung des bestehenden Workflows und einer kundenspezifischen IT-Lösung basierte. Gemeinsam mit Auftraggeber und Sprachdienstleister wurde in einem Solution Meeting beschlossen, dass der quellsprachliche Korrekturzyklus künftig nicht mehr von dem Doku-Autor selbst durchgeführt wird, sondern vom Fachübersetzer. Dieser liest während des Übersetzungsprozesses zunächst den deutschen Satz Korrektur und übersetzt ihn anschließend. Aus den bilingualen Übersetzungsdateien kann nun mit Hilfe der TRACOM Professional Services Solution nach Abschluss der Übersetzung wieder sowohl ein (nun korrigiertes) ausgangssprachliches Dokument erzeugt werden als auch das zielsprachliche-Dokument.

Die teilweise zahlreichen Korrekturschleifen konnten so komplett entfallen, wodurch der Autor erheblich entlastet wird und der Produktionsprozess pro Dokumentation um durchschnittlich zwei Wochen verkürzt wird. Der beim Fachübersetzer entstehende Mehraufwand für Lektorat und Korrektorat wird dem Sprachdienstleister mit den entsprechenden Sätzen vergütet.

Stellt der Korrektor in den Übersetzungsdateien einen Fehler fest, so muss er diesen auch in allen Übersetzungsdateien korrigieren. Bei einem Umfang von fast einer halben Million Wörtern kann diese ein ziehmliches Problem sein.

Die TRACOM Professional Services entwickelten eine Prozess-Lösung, von der Auftraggeber und Sprachdienstleister gleichermaßen profitieren. Zunächst wurde die gesamte Datenbank, die sämtliche zu übersetzenden Texte enthält, nach XML exportiert. Mit einem extra dafür entwickelten Prozess wurde das XML „verdichtet“ und die Segmente, die durch das Translation Memory als Wiederholung identifiziert wurden, wurden auf ein einzelnes Vorkommen reduziert.

Auf diese Weise konnte der Wordcount auf gut ein Drittel reduziert werden. Statt fast 500.000 Wörtern mussten nur noch knapp 160.000 Wörter übersetzt und Korrektur gelesen werden. Insbesondere der Korrekturlauf profitierte davon erheblich, da die Korrektur eines Segmentes so nur noch zentral einmal vorgenommen werden musste, statt einige hundert oder gar tausendmal. Dadurch wurde das Daten-Handling und Processing im TMS deutlich vereinfacht und die benötige Zeit für Übersetzung und Korrektorat konnte erheblich reduziert werden.

Dank der TRACOM Professional Services konnte die Katalogproduktion dadurch um fast zwei Monate verkürzt und Kosten im deutlich fünfstelligen Bereich eingespart werden.