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Auf zu neuen Quellen!

Autor: Stefan Gentz Die Anforderungen an technische Dokumentationen, insbesondere an Software-Dokumentationen haben sich in den letzten Jahren massiv geändert. Inhalte müssen heute modular und topic-orientiert erstellt werden, rekompilierbar sein und mehrsprachig für verschiedene Plattformen und unterschiedliche Geräte ausgegeben werden. Dokumentationen müssen online verfügbar sein, annotierbar, kommentierbar, moderierbar. An XML geht kein professioneller Weg mehr vorbei …

Der ein oder andere Leser wird den Begriff „Single Sourcing“ sicherlich schon gehört haben. Traditionell bezeichnet Single Sourcing ein Konzept der Beschaffungsstrategie: Bei der „Einzelquellenbeschaffung“ wird eine bestimmte Ware oder Dienstleistung bei einem einzigen Anbieter eingekauft. Ebenso wie das „Dual Sourcing“ oder gar das „Multi Sourcing“ bietet dieses Konzept Vor- und Nachteile. Als ein häufiger Vorteil des Single Sourcing wird in der einschlägigen Fachliteratur ein geringerer Verhandlungs-, Kommunikations- und Logistikaufwand genannt.

Was hat dies nun mit dem Thema Technische Dokumentation und Übersetzung zu tun? Nein, hier soll es nicht um Ihre Beschaffungsstrategien für Dokumentations- und Übersetzungsdienstleistungen gehen, auch wenn dies scheinbar nahe liegt. Hier soll es vielmehr um die Frage gehen, wie und in welchen Formaten heute Inhalte erstellt und wie sie in welche Kanälen publiziert werden können – und natürlich, welche Auswirkungen und vor allem Vorteile das für Ihre Herausforderungen in Bezug auf die Übersetzung bietet.

Vom Single Source Publishing …

Doch gehen wir zunächst ein paar Jahre zurück. Üblicherweise bezeichneten wir bis vor einigen Jahren einen eher traditionellen Ansatz als „Single Source Publishing“. Das klassische Beispiel dafür ist ein heute noch in vielen Redaktionen typisches Szenario: Die Dokumentation wird mit Microsoft Word erstellt. Diese wird dann als PDF ausgegeben und auf Papier gedruckt. Streng genommen handelt es sich dabei bereits um Single Source Publishing, wenn auch in seiner einfachsten Form: Aus einer statischen Quelle werden zwei statische Zielmedien bedient: Papier und PDF, die letztlich mehr oder weniger genau jeweils eine eins-zu-eins-Abbildung der Quelle darstellen.

Klassisches Single-Source Publishing

Klassisches Single-Source Publishing

Vor allem im Bereich der Softwaredokumentation kommt meist ein weiteres Medium hinzu, dass die Angelegenheit spannender werden lässt: Die Online-Hilfe. Auch heute noch meist im CHM-Format publiziert, stellt sie eine fundamental andere Repräsentation des ursprünglichen Word-Dokumentes dar: Der monolitische 500seiter ist plötzlich in handliche „Topics“ aufgeteilt. Themen können auf einfache Art über eine Baumstruktur „angesprungen“ werden. Über die eingebaute Suchfunktion können Inhalte schnell gefunden und aufgerufen werden. Das Layout der Inhalte ist plötzlich nicht mehr „statisch“, sondern (hoffentlich) „flexibel“ geworden und kann sich dynamisch an Bildschirmgröße und Anordnungswünsche des Nutzers anpassen. Zudem bietet die CHM-Hilfe einen ganz besonderen Vorteil: Über sogenannten Einsprungspunkte kann aus der Software heraus direkt das dazugehörige Einzelthema aufgerufen werden. Die Summe dieser Einzelvorteile ist es wohl, dass trotz aller Nachteile und existierender Alternativen (z.B. Adobe AirHelp) CHM bis heute noch recht häufig zu finden ist. In Bezug auf die Nachteile sei hier nur kurz auf die fehlende Unicodefähigkeit hingewiesen, die das Publizieren in „Nicht-westliche Sprachen“ zur Qual werden lässt, auf Beschränkungen beim Betrieb im Netzwerk oder auf das Fehlen moderner Fähigkeiten wie etwa dem Setzen eigener Lesezeichen, Bewertungs- und Kommentierungsfunktionen, oder etwa die Möglichkeit eigene Notizen zu hinterlegen. Von dem Zugriff auf die Online-Hilfe über andere Plattformen und Devices wie Tablets oder SmartPhones ganz abgesehen.

… zur Multi Source Compilation

Betrachtet man die Art, wie Inhalte in einer Online-Hilfe organisiert, präsentiert und vor allem auch: verwendet bzw. rezipiert werden, fällt auf, dass eine „gute“ Online-Hilfe mehr eine Sammlung vieler einzelner Themen ist, als ein klassisches, chronologisch aufgebautes, lineares, oft nur sequentiell rezipierbares „Handbuch“. Interessant hierbei ist vor allem Folgendes: Für eine „gute“ Online-Hilfe müssen die einzelnen Themen inhaltlich in sich geschlossen sein, weil „die Seite davor“ oder „die Seite danach“ dem Leser der Online-Hilfe unbekannt sind. Die einzelnen Themen müssen also von Ihrer Umgebung unabhängig und aus sich selbst heraus dem Leser verständlich sein. Das stellt manchmal auch redaktionell die ein oder andere Herausforderung. Insbesondere dann, wenn die Modularisierung sehr konsequent betrieben wird und Inhalte eine hohe Granularität aufweisen.

Topic-basierte Dokumentation mit Multi-Channel Output

Content Repository und Topic-basierte Dokumentation mit kompilierten Dokumentationsvarianten und Multi-Channel Output

Diese Unabhängig- bzw. Selbstständigkeit des Einzelthemas – hier sei die Bezeichnung „Inhalts-Autarkie“ erlaubt – wird schnell verlockend, eröffnet sie doch eine ganze Welt neuer Möglichkeiten. Zum einen können solche autarken Einzel-Themen in mehreren Dokumentationen verwendet werden, ohne dass sie inhaltlich angepasst werden müssen. Durch Nutzung von Variablen können solche Topics sogar Platzhalter für beispielsweise Produktnamen enthalten, die sich dann an den jeweiligen Kontext des Handbuches automatisch anpassen, in dem sie gerade aktuell referenziert sind. Vor allem aber können solche „Bausteine“ zentral abgelegt und gewartet werden. Wird das Thema geändert – etwa weil ein Fehler korrigiert werden muss – ist diese Änderung automatisch und ohne Verzögerung oder zusätzliche Aufwände in allen Dokumentationen, die dieses Thema referenzieren, aktualisiert. Neben dem Aspekt der vereinfachten, zentralisierten Wartung bieten sich auch Vorteile bei der Erstellung neuer Dokumentationen oder der Erstellung verschiedener Varianten einer Dokumentation. Ein ausreichend großes „Content Repository“ vorausgesetzt, lassen sich neue Dokumentationen teilweise oder sogar ganz „mit ein paar Klicks“ neu zusammenstellen und müssen ggf. nur noch um neue Themen ergänzen. Ähnlich wie in der Musikindustrie lassen sich auf diese Weise schnell neue „Content Compilations“ aus bereits bestehenden Einzelstücken zusammenstellen. Dass damit auch eine erhebliche Entlastung des Redakteurs im Arbeitsalltag einhergeht, liegt auf der Hand.

… publiziert in vielen Ausgabeformaten

Ist erstmal der Schritt weg vom klassischen Word-Dokument hin zu XML-basierten, themenzentrierten Dokumentationsstrukturen geschafft, so steht auch einem komfortablem, und automatisierbaren Single Source Publishing nichts mehr im Wege. So lassen sich beispielsweise in einem DITA-basierten Szenario Inhalte sehr einfach und mindestens genauso komfortabel wie in Word in verschiedenen Editoren erstellen. Besonders komfortabel geht das etwa mit Adobe FrameMaker, der direkt mit DITA-XML arbeiten kann und in dem das Erstellen von neuen, XML-basierten Inhalten besonders einfach, komfortabel und kostengünstig möglich ist. Aber auch noch deutlich günstigere Tools wie etwa oXygen können hier eine Alternative darstellen. Ist die Basis XML, lassen sich über sogenannte Transformationen nahezu alle Zielkanäle wie beispielsweise CHM, PDF und HTML bedienen. Selbstverständlich sind damit auch moderne HTML5 basierte Dokumentationen möglich.

… und in vielen Sprachen

XML eröffnet zudem vielfältige Möglichkeiten, Übersetzungsprozesse wesentlich gezielter und komfortabler zu steuern, als dies mit klassischen Dokumentformaten möglich ist. Alle besseren Translation Memory Systemen lassen sich zudem auch für individuelle XML-Strukturen anpassen. Insbesondere lassen sich auch sehr gezielt bestimmte Sonderfälle konfigurieren oder etwa „Nachübersetzungen“ in bereits übersetzten Dokumenten realisieren. Die Möglichkeiten sind hier vielfältig. Insbesondere, wenn die Dokumentationsstrukturen modular aufgebaut sind, lassen sich Übersetzungskosten teilweise erheblich senken, da nicht mehr ganze Dokumente immer wieder neu „durchgezogen“ werden müssen, sondern nur noch die Bausteine in die Übersetzung gegeben werden müssen, die komplett neu hinzugekommen sind oder geändert wurden. Werden die Prozesse im Vorfeld mit dem Übersetzungsdienstleister zusammen geplant, so lassen sich im Vergleich zu klassischen Methoden extrem performante und kostensenkende Prozesse realisieren.

Wer seine Produkte global vertreibt steht zudem vor der Herausforderung, die Dokumentation in sehr vielen Sprachen für die einzelnen Zielmrkte bereitstellen zu müssen. Doch nicht alle Produkte sind gleich wertig und die verschiedenen globalen Märkte stellen unterschiedliche Ansprüche an die Qualität der Dokumentation. Hierbei können unterschiedliche Qualitätsskalierungen und Übersetzungsstrategien helfen, eine möglichst große Bandbreite an Sprachen abdecken zu können. Klassisch ist dies zunächst die menschliche Übersetzung, ggf. sogar mit Korrektorat und Lektorat im High-End bereich für gesättigte, anspruchsvolle Märkte. Im Low-End Bereich können heute mit spezialisierten und auf die Domain trainierten Machine Translation Systemen bereits erstaunlich gute Ergebnisse erzielt werden, die weit über dem Nievau von Google Translate liegen. Irgendwo dazwischen liegen Community Translation bzw. Crowd Sourcing Methoden.

Auf zu neuen Quellen …

In Anbetracht dieser Entwicklungen macht es Sinn, zu einem neuen Verständnis von Single Sourcing zu kommen. Wie Eingangs beschrieben, versteht es sich klassisch als das Publizieren in multiple Ausgabekanäle aus einer Quelle heraus. Doch das reicht schon lange nicht mehr aus. Moderne Dokumentation erstellt Inhalte nur noch einmal und nutzt diese dann maximal und multipel wieder. Große „Word-Monster“ sind längst nicht mehr zeitgemäß und können den Anforderungen moderner, schlanker und kostenoptimierter Dokumentation nicht mehr gerecht werden. Kleine, autarke Bausteine bilden heute das Fundament für die neue Single Source, die eigentlich mehr eine Multi-Source Compilation ist. Aus dieser heraus werden multiple Sprachvarianten und verschiedene Ausgabekanäle erstellt. In diesem Sinne heißt die Devise: Weg vom monolithischen Blockbuster, hin zu kleinen, modularen, xml-basierten Quellen.

Es muss nicht immer Kaviar sein

Wer nun fürchtet, fünf- bis sechsstellige Investitionen zur Realisierung solcher Träume aufbringen zu müssen, liegt nicht unbedingt falsch – wenn es denn auch gleich ein ausgewachsenes Content Management System sein soll. Doch das lohnt sich nur, wenn es auch ein ausreichend großes, oder besser gesagt: mit klassischen Methoden nicht mehr handhabbares und nicht mehr überschaubares Volumen an Inhalten gibt bzw. geben wird. Wer mehrere hundert ausgangssprachliche Handbücher pflegen muss, die auf mehreren hundert oder gar tausenden kleinen Content-Bausteinen basieren, die zudem auch noch in vielen Zielsprachen publiziert werden, sollte sicherlich über ein CMS nachdenken. In vielen Unternehmen werden aber meist deutlich weniger Handbücher gepflegt, die sich zudem oft – bereinigt man Sie um Redundanzen – auf einen überschaubaren Pool an „Bausteinen“ reduzieren lassen. Hier bieten sich dann deutlich schlankere Lösungen an, die sich oft schon „mit einer Handvoll Dollars“ realisieren lassen. Basis ist dabei immer XML. Aber XML muss nicht teuer sein. Und kompliziert schon gar nicht. Und die Einfürung von XML-basierten Prozessen ist schneller und einfacher machbar als häufig angenommen. Eine Herausforderung stellt jedoch immer die Schaffung einer geeigneten Prozess-Architektur dar, die den gesamten Content Life Cycle umfasst: Vom Schreiben über das Zusammenstellen, de Übersetzung bis hin zur Publikation in verschiedenen Kanälen. Wer da nicht über umfassende Kenntnisse aller einzuführenden Prozessschritte verfügt und die Nahtstellen der einzelnen Teilprozesse nicht richtig plant, kann dabei schnell unangenehme Überraschungen erleben.

Stefan Gentz ist Geschäftsführer und Senior Consultant bei der TRACOM OHG aus Bonn, einer auf die Dokumentations- und Übersetzungsbranche spezialisierten Unternehmensberatung. Er beschäftigt sich seit 1997 als Trainer und Berater mit den Themenfeldern Technische Redaktion, Übersetzung sowie Qualitäts- und Prozessmanagement. Als Trainer für Grundlagentechnologien, Autoren-Tools und Übersetzungs-Tools begleitet er Knowledge-Worker entlang der gesamten Wissens- und Prozesskette. Als TÜV-Süd-zertifizierter Auditor für Qualitätsmanagement-Systeme, zertifizierter Qualitätsmanager und Six Sigma Champion berät er zudem Unternehmen bei der Einführung und Weiterentwicklung von Qualitätsmanagement-Systemen und der Optimierung ihrer Prozesse.

Dieser Beitrag wurde von Stefan Gentz am 08.04.2013 erstellt und unter Technische Dokumentation, XML abgelegt. Trackbacks sind geschlossen, aber Sie können einen Kommentar erstellen. Sie können diesen Beitrag auch per E-Mail weiterempfehlen oder Ihren Bookmarking- und Sharingdiensten hinzufügen.

 

 

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